河南大学教育发展基金会档案管理办法

河大基金会〔2026〕11号

为了规范河南大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案资料的管理，充分发挥档案资料的作用，参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《会计档案管理办法》等有关法律法规，并结合基金会实际，特制定本办法。

第一章  总 则

第一条　本办法所称的档案是指基金会在筹资、运作、管理等各项业务活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料记录。

第二条　基金会秘书处为基金会档案资料的具体管理部门，负责本办法的具体实施，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第三条　基金会档案资料分为文书档案资料、捐赠协议档案资料、捐赠项目档案资料、会计档案资料。文书档案资料、捐赠协议档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册；捐赠项目档案资料按项目分别立卷、分类成册。文书档案资料、捐赠协议档案资料和捐赠项目档案资料的立卷归档工作由基金会秘书处指定专人负责，会计档案资料由会计人员负责立卷归档，并编制会计档案清册。

第四条　文书档案、捐赠协议档案和捐赠项目档案归档的原则：

（一）归档的文件材料必须对基金会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；

（二）归档的文件材料必须反映基金会各项活动的全过程，保证完整、准确、系统；

（三）归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种文件材料的不同特点和成套性。

第五条　采用电子计算机进行会计核算，除进行磁性介质保存外，应当保存打印出的纸质会计档案。

第二章  归档范围

第六条　文书档案是指上级机关印发、基金会制发或工作中形成的，具有查考、保存价值的各种文件材料，其归档范围包括：

（一）收、发文件；

（二）会议文件、纪要、记录、领导讲话材料；

（三）决定、规定、制度、办法、通报等；

（四）工作计划、总结、调研材料；

（五）预决算、统计报表；

（六）任免、聘任、奖励、处分材料；

（七）重要来信、来电、来访材料；

（八）筹资、宣传活动的文字、影音材料；

（九）大事记。

第七条　捐赠协议档案是指基金会与捐赠人、受益人签署的协议文件。

第八条　捐赠项目档案是指基金会在捐赠项目管理过程中形成的，具有查考、保存价值的各种文件材料，其归档范围包括：

（一）捐赠项目执行单位提交的立项材料，如项目立项表、专项基金管理办法、项目支出预算表等；

（二）捐赠项目在实施过程中形成的各种文件材料，如奖学金评审通知、评审材料、获奖学生名单等；

（三）捐赠项目实施过程在捐赠人反馈和向社会公众公示的材料；

（四）捐赠项目结项和总结评估的相关材料。

第九条　会计档案分为会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，其归档范围包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；

（三）财务报告类：月、季、年度财务报告，含会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第三章  归档要求

第十条　凡属归档范围的文件材料，各相关部门应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案室移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十一条　归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。各部门应严把文件材料形成关，将不合规范的归档文件材料排除于形成过程。

第十二条　归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全，应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。

第十三条　建立电子档案，有电子版的归档文件，一律与纸质文件同步存档，并做好电子档案的备份存储工作。

第十四条　归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。

第十五条　应当建立档案名录等检索工具。

第四章  保管期限

第十六条　文书档案、捐赠协议档案和捐赠项目档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中，永久档案的保管时间为50年以上；长期档案的保管时间为15年；短期档案的保管时间为5年。保管期限由档案管理人员根据以下原则确定：

（一）凡记述和反映基金会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；

（二）凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件、影音材料及图表，保管期限定为长期；

（三）凡在比较短的时间内需要查考的文件材料及图表，保管期限定为短期。

第十七条　会计档案的保管期限按照本办法附表执行。

第十八条　档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。

本办法所规定的档案保管期限为最低保管期限。

第五章  保管、移交和销毁

第十九条　档案保管的基本任务是：维护档案实体的秩序状态，使档案存放和使用中始终有序；保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并延长其物质形体的自然寿命。

第二十条　应经常保持档案的卫生、整洁，做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作。

第二十一条　档案不得借出、不得携带出境。

如有特殊需要，各类档案经基金会秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。

第二十二条　查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。

查阅、摘抄、复印人员应当做到：

（一）严格遵守保密纪律；

（二）不得擅自向他人传播档案内容；

（三）不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。

第二十三条　查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和褶皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第二十四条　档案移交、销毁必须填写档案移交清册、档案销毁清册，认真履行移交、销毁手续。

移交、销毁档案由理事长审批，基金会秘书长、监事监交、监销。

第六章 附 则

第二十五条　本办法由河南大学教育发展基金会秘书处负责解释。

第二十六条　本办法自2025年12月30日第三届理事会第三次会议通过之日起执行。

第二十七条　2013年4月12日基金会印发《河南大学教育发展基金会档案管理办法（试行）》（河大基金会发〔2013〕3号） 同时废止。

 

附表：

河南大学教育发展基金会会计档案保管期限表

 

序号	档案名称	保管期限	备注
一	会计凭证
1	原始凭证	30年
2	记账凭证	30年
二	会计账簿
3	总账	30年
4	明细账	30年
5	日记账	30年
6	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
7	其他辅助性账簿	30年
三	财务会计报告
8	月度、季度、半年度财务会计报告	10年
9	年度财务会计报告	永久
四	其他会计资料
10	银行存款余额调节表	10年
11	银行对账单	10年
12	纳税申报表	10年
13	会计档案移交清册	30年
14	会计档案保管清册	永久
15	会计档案销毁清册	永久
16	会计档案鉴定意见书	永久