河南大学教育发展基金会会计档案管理制度
河大基金会〔2026〕17号
第一章 总则
第一条 为了规范河南大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案资料的管理，充分发挥档案资料的作用，参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《会计档案管理办法》等有关法律法规，并结合基金会实际，特制定本办法。
第二条 本制度适用于基金会在资金募集、捐赠接收、公益资助、奖学金发放、科研支持、校园建设、日常运营等全部经济活动中，形成的各类纸质会计档案、电子会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、查阅、复制、鉴定、销毁及移交等全流程管理工作，覆盖基金会财务人员、档案管理人员、项目管理人员及所有涉及会计档案使用的相关人员。
第三条 会计档案实行统一管理、分类归档，财务部门负责前期整理、归档，档案管理岗位（或依托高校档案馆）负责后续保管、利用，明确岗位职责，杜绝分散管理。
严格规范档案管理流程，保障会计档案真实完整，严守基金会捐赠信息、财务数据保密纪律，防范档案损毁、丢失、泄密。
在严控风险的前提下，优化档案查阅审批流程，满足内部管理、外部审计、监管检查等工作需求，实现档案规范化与高效利用相统一。
第四条 基金会秘书处全面负责会计档案管理工作的统筹与监督，财务部门为会计档案直接责任部门，出纳人员不得兼任会计档案管理工作。
第五条 财务人员及时归集、整理各类会计原始资料，保证归档资料齐全、规范；外部单位查阅档案需严格履行审批程序，基金会专人全程陪同。
第二章 会计档案归档范围
第六条 会计凭证类涵盖基金会所有经济业务的原始凭证和记账凭证，包括但不限于：捐赠收据、捐赠银行回单、奖学金发放凭证、费用报销单据、发票、支票存根、银行收付凭证、往来款项结算单据等。
第七条 会计账簿类包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等财务信息。
第八条 财务会计报告类包括月度、季度、年度财务会计报告，专项财务报告、年度审计报告、年度工作报告财务报表等，涵盖资产负债表、业务活动表、现金流量表及相关附注。
第九条 其他会计资料类包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、以及其他具有保存价值的财务核算、资金监管等相关资料。
第十条 电子会计档案通过财务软件、电子办公设备形成、传输、存储的电子会计凭证、电子账簿、电子报表、电子捐赠票据、电子结算数据等，符合归档要求的，纳入会计档案统一管理，与纸质会计档案具有同等效力。
第三章 档案整理与归档
第十一条 会计凭证：按月整理，按凭证编号顺序装订，去除金属物，折叠规范，封面注明基金会名称、年度、月份、凭证起止号、册数，装订牢固、便于查阅。
会计账簿：年度终了后整理装订，封面标注账簿名称、年度、基金会名称，账页排序规整。
财务报告及其他资料：按年度、类别分类装订，报表、附件依次排序，装订规范，卷内目录清晰；电子会计档案同步整理备份，确保格式统一、可长期读取。
第十二条 电子会计档案应当保障真实、完整、可用、安全，接收时需完成准确性、完整性、安全性检测；采用双备份存储模式，实行本地+异地备份，定期开展数据核验，防止篡改、丢失。
第十三条 归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。
第四章 会计档案保管、移交和销毁
第十四条 会计档案存放于专用档案柜/档案库房，具备防火、防潮、防盗、防虫、防尘、防磁等安全条件，远离易燃易爆及危险物品；电子会计档案存储于专用设备，定期维护，防止数据丢失、篡改。
第十五条 会计档案保管期限分为永久保管和定期保管，定期保管分为10年、30年，自会计年度终了后第一天算起，具体期限如下：
1.永久保管：年度财务会计报告、审计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。
2.保管30年：会计凭证、总账、明细账、日记账、辅助账簿、会计档案移交清册、固定资产卡片（固定资产报废清理后保管5年）。
3.保管10年：月度、季度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。
第十六条 档案管理人员建立会计档案管理台账，详细登记档案信息、存放位置、借阅情况；定期对档案进行盘点核查，发现破损、霉变及时修复；管理人员离岗、离职时，必须办理完整的档案交接手续，监交人全程见证。
第十七条 档案不得借出、不得携带出境。
如有特殊需要，各类档案经基金会秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。
第十八条 查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。
查阅、摘抄、复印人员应当做到：
（一）严格遵守保密纪律；
（二）不得擅自向他人传播档案内容；
（三）不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。
第十九条 查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和褶皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第二十条 档案移交、销毁必须填写档案移交清册、档案销毁清册，认真履行移交、销毁手续。
移交、销毁档案由理事长审批，基金会秘书长、监事监交、监销。
第五章 附则
第二十一条 本规定由河南大学教育发展基金会秘书处负责解释。
第二十二条 本规定经2026年5月21日河南大学教育发展基金会第三届理事会第四次会议审议通过，自通过之日起执行。
